1. ¡BIENVENID@ A ARRENDASOFT®!
Estamos emocionados de que hayas elegido nuestro software para ayudarte a gestionar tu negocio inmobiliario.
Con nuestra herramienta, podrás administrar tus propiedades, clientes, contratos y más, todo desde un solo lugar.
Esta guía rápida te ayudará a configurar tu Arrendasoft de forma ágil y sencilla para que puedas usarlo lo antes posible y saques el mejor provecho de nuestra plataforma.
Si tienes alguna pregunta durante el proceso, no dudes en consultar las guías y tutoriales o contactar a nuestro equipo de soporte técnico, siempre estamos aquí para ayudarte.
2. APRENDE A NAVEGAR POR LA INTERFAZ DE ARRENDASOFT
Arrendasoft ha sido diseñado para brindar una experiencia intuitiva y fácil de usar, desde la vista de inicio podrás acceder de forma directa a las principales herramientas y funciones que te ayudarán día a día en la administración de tu inmobiliaria.
En la pantalla principal del software, podrás encontrar accesos directos a las herramientas de uso frecuente, al igual que alertas e informes de contratos próximos a vencer.
La barra de navegación es una herramienta clave para moverte por el sistema y acceder rápidamente a la información que necesitas.
En ella encontrarás:
- Acceso a los principales módulos del sistema.
- El submenú de “Herramientas” donde encontrarás acceso a configuraciones del sistema y funciones del perfil.
- El submenú de “Ayuda” proporciona canales de aprendizaje como la U InterServicios, sugerencias, guías y tutoriales del sistema disponibles para ti.
- Notificaciones de calendario y correo interno.
- Si presentas alguna duda o problema, no dudes en hacer uso del Arrendabot el cual estará disponible para ti en cualquier momento y desde cualquier módulo del sistema.
Desde Arrendabot podrás acceder a guías y videos explicativos de cada uno de los módulos del sistema o ponerte en contacto con un asesor durante el horario laboral en caso de necesitar ayuda adicional. Estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.
3. ¡CONFIGURA TU ENTIDAD EN ARRENDASOFT®!
Antes de adentrarte en las funcionalidades que tenemos para ti, debes configurar tu entidad en Arrendasoft®.
Para comenzar, dirígete al submenú de herramientas ubicado en la barra de navegación superior y selecciona la opción “configuraciones”. Aquí encontrarás todas las opciones de configuración disponibles para tu negocio inmobiliario.
Accede a la sección “Entidad” donde podrás configurar los datos básicos de tu inmobiliaria.
La primera opción es "Información de Entidad", donde podrás registrar la información básica de tu negocio, como el nombre, NIT, dirección y medios de contacto. Para editar esta información puedes dar clic sobre el recuadro que contiene la información o en el botón “Editar Entidad” En el lado superior derecho.
La siguiente opción es "Logotipo de Entidad". Aquí podrás agregar el Logo de tu inmobiliaria haciendo clic sobre el recuadro de “Cambiar Logotipo”.
Luego, tenemos la opción "Parámetros de correo electrónico del Sistema" esta información se recomienda no modificarla.
Por último, la opción "Archivos de la Entidad" te permitirá agregar archivos de diferentes tipos dando clic en el botón “Administrar”.
¡Con esta configuración tu inmobiliaria estará lista en el sistema!
4. ¡CREA Y CARGA LA INFORMACIÓN DE TUS TERCEROS!
Para ingresar tus terceros en el sistema, dirígete al módulo de terceros en la barra de navegación superior. Aquí es donde puedes agregar y gestionar información sobre todas las personas y entidades involucradas en tus transacciones de bienes raíces, desde propietarios e inquilinos hasta empleados y proveedores.
Para crear un nuevo tercero, haz clic en el botón "Nuevo Tercero" o “Nueva Entidad” según sea el caso y completa los campos requeridos.
Si deseas importar fácilmente una lista de terceros existentes, puedes utilizar nuestro asistente de importación, dirígete al submenú de “Herramientas” y selecciona la opción “Configuraciones”, donde encontrarás la sección de “Asistente de Importación”.
Estando allí, de clic en “Importar Terceros” y siga las instrucciones del asistente. Puede consultar nuestra guía de importación de terceros en caso de requerir apoyo adicional.
Asegúrate de mantener actualizada tu lista de terceros para que puedas acceder rápidamente a la información de contacto relevante para tus transacciones.
¡Empecemos ingresando a tus empleados en el sistema!
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Terceros” accede a nuestras guías y tutoriales.
5. ¡BRINDA ACCESO A TU EQUIPO!
Para crear usuarios en el sistema de administración inmobiliaria, dirígete al submenú de "Herramientas" en la barra de navegación superior y selecciona "Sistema".
Aquí podrás agregar nuevos usuarios al sistema, asignar roles y establecer permisos de acceso para cada uno.
Para agregar un nuevo usuario, simplemente haz clic en el botón "Crear" y completa los campos requeridos, como el tercero, nombre de usuario y contraseña.
Ten en cuenta que para crear un usuario debes primero crear el empleado en el módulo de terceros.
Luego, asigna el rol correspondiente al usuario, el sistema trae roles por defecto, pero puedes crear tus propios roles desde la sección “Permisos por Roles”.
Recuerda que puedes modificar los permisos de acceso y roles de los usuarios en cualquier momento, según las necesidades de tu negocio.
¡Listo! Ahora ya sabes cómo crear y gestionar usuarios en el sistema de administración inmobiliaria.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles de configuración de usuarios, roles y permisos, accede a nuestras guías y tutoriales.
6. ¡IMPORTA TU INVENTARIO DE INMUEBLES!
Al igual que los terceros, hay distintas maneras de traer tus propiedades a Arrendasoft®. Para agregar una nueva propiedad, navega al módulo de propiedades ubicado en la barra de navegación superior. Aquí es donde puedes agregar y gestionar información sobre tus propiedades inmobiliarias, ya sea que se trate de propiedades que estás vendiendo o alquilando.
Para crear una nueva propiedad, haz clic en el botón "Nueva Propiedad" y completa los campos requeridos, como el propietario, datos de la propiedad, costos y características.
Una vez que hayas agregado tus propiedades, podrás verlas todas en una lista y filtrarlas según tus necesidades. Puedes también cargar fotos, agregar inversiones y gestionar tu inmueble con las herramientas que el sistema tiene para ti.
Si deseas cargar una lista de propiedades de manera masiva, puedes hacer uso del “Asistente de Importación”, el cual encontrarás dentro del submenú de “Herramientas” en la sección de “Configuraciones”.
Estando allí, de clic en “Importar Propiedades” y siga las instrucciones del asistente.
¡Recuerda que tenemos integraciones con diferentes portales disponibles para ti! Accede a nuestras guías y tutoriales para aprender cómo integrar tu Arrendasoft® con algunos de los principales portales inmobiliarios.
¡Comencemos a agregar propiedades y a cerrar acuerdos inmobiliarios exitosos!
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Propiedades”, accede a nuestrasguías y tutoriales.
7. ¡MANTÉN TU NEGOCIO EFICIENTE Y ORDENADO CON NUESTRO CRM!
El CRM es una herramienta esencial para cualquier negocio inmobiliario que desee mantener una gestión efectiva de sus clientes y aumentar sus ventas.
Arrendasoft® integra un CRM INMOBILIARIO que te ofrece una gestión completa de tus propiedades, solicitudes, clientes y prospectos, permitiendo la integración con tu sitio web y portales inmobiliarios populares.
Te invitamos a explorar todas las funcionalidades del CRM y descubrir cómo puede ayudarte a aumentar la eficiencia en tu negocio inmobiliario en nuestras guías y tutoriales.
8. CONCEPTOS, ESCENARIOS E IMPUESTOS: CÓMO GESTIONARLOS SIN DOLORES DE CABEZA
Para una correcta gestión de la contabilidad y contratos de tu inmobiliaria, es necesario primero conocer algunas herramientas que Arrendasoft® tiene para ti.
Los conceptos corresponden a los productos o servicios que ofrece tu inmobiliaria, como por ejemplo, canon de arrendamiento, intereses por mora, comisión del contrato, entre otros.
Puedes administrar tus conceptos accediendo al módulo de “Contratos” y seleccionando desde el submenú lateral la opción “Conceptos”
En esta sección también encontrarás el botón de “Impuestos” donde podrás crear, editar, eliminar y configurar tus impuestos.
A continuación, te presentamos los escenarios. Estos permiten parametrizar las cuentas contables para los movimientos contables, los cuales se crean de acuerdo a las personas que intervienen en un contrato (propietario – inquilino). Se encuentran en el módulo de “Contratos” en la opción de “Escenarios” del submenú lateral.
Arrendasoft® te ofrece escenarios preconfigurados que corresponden a los movimientos contables básicos de tu inmobiliaria, con los cuales podrás empezar a trabajar rápidamente.
Por otro lado, también podrás crear y parametrizar tus propios escenarios desde el botón de “Nuevo Tipo”.
Si deseas conocer a detalle las funcionalidades de los escenarios, accede a los manuales disponibles para ti.
9. ¡ES MOMENTO DE GENERAR TUS CONTRATOS!
La creación de contratos es una tarea importante en la administración de tu negocio inmobiliario. Con nuestro software, puedes crear contratos de manera fácil y rápida en pocos pasos.
Para comenzar, dirígete al módulo de "Contratos" en el menú principal y selecciona en el submenú lateral la opción "Crear Contratos" para contratos de arrendamiento o la opción “Contrato de Venta” para contratos de venta.
A continuación, selecciona una propiedad y llena los campos requeridos con los detalles del acuerdo.
Si deseas importar una lista de contratos existentes, puedes utilizar nuestro asistente de importación, dirígete al submenú de “Herramientas” y selecciona la opción “Configuraciones”, donde encontrarás la sección de “Asistente de Importación”.
Estando allí, de clic en “Importar Contratos de Arrendamiento” y siga las instrucciones del asistente.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Contratos”, accede a nuestras guías y tutoriales.
10. ¡CONFIGURA LOS PARÁMETROS DE FACTURACIÓN!
Antes de adentrarnos en los procesos contables, es necesario configurar correctamente los parámetros de facturación según tus necesidades.
Para ello, dirígete al submenú de herramientas ubicado en la barra de navegación superior e ingresa a “Configuraciones”. Allí selecciona la opción “Facturación”.
Aquí podrás agregar y gestionar las resoluciones de facturación, configurar el cuadre de caja, intereses de inquilinos, envío automático por correo electrónico y otros detalles de las facturas.
Si deseas conocer a detalle cómo configurar los parámetros de facturación, accede a nuestras guías y tutoriales.
11. ¡CREA UN PERIODO CONTABLE!
Para comenzar a utilizar nuestro sistema de contabilidad, es importante que primero crees un "periodo contable".
Para ello, dirígete al módulo de “Contabilidad” desde la barra de navegación superior, y selecciona la opción “Periodos Contables” en el submenú lateral.
Aquí podrás crear un nuevo periodo contable diligenciando los datos requeridos, o editar períodos contables ya existentes.
Una vez que hayas creado tu periodo contable, podrás comenzar a registrar todas las transacciones financieras que ocurran durante ese intervalo de tiempo. Es importante que mantengas tus registros actualizados y precisos para una gestión financiera efectiva.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Contabilidad”, accede a nuestras guías y tutoriales.
12. ¡YA ESTÁS LISTO PARA EMPEZAR A FACTURAR!
En Arrendasoft® podrás generar y enviar facturas a tus clientes de manera fácil y rápida. Además, podrás mantener un registro de todas las transacciones realizadas y gestionar el pago de las mismas.
Para comenzar, asegúrate de haber cumplido correctamente los pasos anteriores. Luego, podrás crear tus facturas y enviarlas a tus clientes con solo unos clics.
Arrendasoft® te ofrece diferentes opciones de creación de facturas según el tipo de comprobante que requieras.
El módulo de “Tareas Comunes” ubicado en la barra de navegación superior te permitirá la creación y gestión de facturas, recibos de caja, egresos, notas débito y notas crédito a inquilinos y propietarios relacionados a contratos.
Por otro lado, en el módulo de “Facturación”, localizado en la barra de navegación superior, podrás crear, consultar y registrar facturas y pagos de ingresos propios de la inmobiliaria.
Recuerda mantener un registro actualizado de todas tus transacciones y asegurarte de que el proceso de facturación sea lo más eficiente posible.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Tareas Comunes”, accede a nuestras guías y tutoriales.
13. ¡HORA DE REGISTRAR TUS FACTURAS DE COMPRA!
¡Es momento de conocer la sección de facturas de compra! Aquí podrás registrar todas las facturas que hayas recibido por los bienes o servicios que has adquirido para tu negocio.
Para comenzar, ingresa al módulo de “Facturas de Compra” ubicado en la barra de navegación superior. Aquí podrás registrar y gestionar los gastos causados, egresos de gastos causados, documento soporte y notas de ajuste.
Recuerda que mantener tus facturas de compra organizadas y actualizadas es fundamental para una gestión financiera efectiva de tu negocio. ¡Comencemos a registrar esas facturas!
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Facturas de Compra”, accede a nuestras guías y tutoriales.
14. ¡DESCUBRE CÓMO SACARLE EL MÁXIMO PROVECHO A TUS DATOS CON LOS INFORMES!
Los informes son herramientas que permiten a los usuarios obtener una vista detallada de los datos registrados en el sistema y analizarlos para tomar decisiones importantes.
En Arrendasoft® encontrarás una variedad de informes predefinidos que te ayudarán a analizar y entender mejor tus datos.
Estos se localizan en el módulo de “Informes” ubicado en la barra de navegación superior.
Aquí encontrarás 3 categorías de informes: administrativos, comerciales, contables y financieros.
Cada informe está diseñado para proporcionar información clave y relevante para una variedad de áreas de tu negocio. Siéntete libre de hacer uso de los informes según tus necesidades haciendo uso de los filtros y exportaciones.
Si deseas conocer todas las funcionalidades disponibles en el módulo de “Informes”, accede a nuestras guías y tutoriales.
