A continuación, explicaremos detalladamente los pasos que debe seguir para administrar toda la información de las personas que tienen que ver con su empresa (inquilinos, propietarios, proveedores, empleados, etc.). En este módulo deberá agregar a todas aquellas personas a las cuales necesitará crearles documentos, contratos o facturas.
Paso 1:
Acceda a la información de terceros, lo puede hacer de dos maneras:
- Desde el menú Terceros.
- Desde el menú Inicio dando clic en el icono Tercero.
Paso 2: De clic en el botón Nuevo tercero o Nueva entidad, dependiendo de si desea crear un tercero persona (natural o jurídica) o un tercero de tipo entidad (común o simplificada)
NUEVO TERCERO
- Diligencie la información que requiere el sistema para crear un tercero, teniendo en cuenta que todos los campos marcados con * son obligatorios, por lo tanto, en caso de no hacerlo el sistema no permitirá continuar con la creación del tercero.
En el campo ¿Aplica para documento soporte? es necesario activarlo cuando se crea un documento soporte a nombre de ese tercero, de lo contrario se deja desactivada la opción.
En el campo clases de tercero debe seleccionar el rol que tendrá la persona en el sistema, la lista de opciones comprende los siguientes ítems:
Inquilino: Arrendatario de la propiedad.
- Datos personales: Estado civil, tratamiento (el Sr., la Sra., la Srta., el Dr., la Dra., los señores o el ing.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (si no desea ingresarla de clic en el botón ¿Enviar cumpleaños? para que marque no, clave de acceso (para ingresar al área del cliente). Tenga presente que puede generar una contraseña de manera aleatoria; al ingresar por primera vez un tercero se envía al correo electrónico de esta dicha contraseña posterior a guardarlo, pero cuando se actualiza el tercero solo es necesario dar clic y el botón generar contraseña aleatoria y esta se envía al correo electrónico asociado al tercero.
- información financiera: Tipo de persona (natural o jurídica), régimen (común o simplificado).
- Detalle de inmueble y/o vehículo de su propiedad: Listado de inmuebles y/o vehículos dando clic en agregar.
- Información del cónyuge: Documento, nombre, apellido, tipo de documento, dirección, teléfono del cónyuge.
Proveedor: Se usará para facturación manual y manipulación de documentos contables (gastos causados y egresos).
- Datos personales: Tratamiento (el Sr., la Sra., la Srta., el Dr., la Dra., los señores o el ing.), sexo, fecha de nacimiento (en caso de no desear ingresarla de clic en el botón ¿Enviar cumpleaños? para que marque no).
- Información financiera: Tipo de persona (natural o jurídica), régimen (común o simplificado), % de retención, % de reteiva, % de reteica, banco, tipo de cuenta y número de cuenta.
Empleado: Son los tipos de terceros los cuales pueden ser usuarios y desempeñar un rol dentro del software (administrador, gerente, asesor, contador…).
- Datos personales: Tratamiento (el Sr., la Sra., la Srta., el Dr., la Dra., los señores o el ing.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (si no desea ingresarla de clic en el botón ¿Enviar cumpleaños? para que marque no), biografía.
- Información financiera: Banco, tipo de cuenta, número de cuenta.
Propietario: Son los arrendadores de la propiedad.
- Datos personales: Estado civil, tratamiento (el Sr., la Sra., la Srta., el Dr., la Dra., los señores o el ing.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (si no desea ingresarla de clic en el botón ¿Enviar cumpleaños? para que marque no), biografía,.clave de acceso (para ingresar al área del cliente). Tenga presente que puede generar una contraseña de manera aleatoria; al ingresar por primera vez un propietario se envía al correo electrónico de este dicha contraseña posterior a guardarlo, pero cuando se actualiza el propietario solo es necesario dar clic y el botón generar contraseña aleatoria y esta se envía al correo electrónico asociado al tercero.
- Información financiera: Tipo de persona (natural o jurídica), régimen (común o simplificado), % de retención, % de reteiva, % de reteica, banco, tipo de cuenta y n° de cuenta.
Asesor: Persona que presta un servicio de asesoría en la agencia.
- Datos personales: Profesión, sexo, fecha de nacimiento (si no desea ingresarla de clic en el botón ¿Enviar cumpleaños? para que marque no).
Aliado: Persona que tiene relación con la agencia.
- Datos personales: Tratamiento (el Sr., la Sra., la Srta., el Dr., la Dra., los señores o el ing.), profesión, sexo, fecha de nacimiento (si no desea ingresarla de clic en el botón ¿Enviar cumpleaños? para que marque no).
- Información financiera: Tipo de persona (natural o jurídica), régimen (común o simplificado), % de retención, % de reteiva, % de reteica, banco, tipo de cuenta y n° de cuenta.
Prospecto: Precontrato que tiene relación con la agencia.
- Datos personales: Sexo.
Contacto: El sistema lo usará como un contacto para un arrendatario, arrendador, empleado o en cualquier formulario donde se pueda usar uno.
- Datos personales: Tratamiento (el Sr., la Sra., la Srta., el Dr., la Dra., los señores o el ing.), profesión, sexo.
En el campo dirección aparece un icono el cual le permite ingresar la dirección del tercero según la nomenclatura, o realizarlo de manera manual.
- Muestra cómo se está generando la dirección
- Botón para guardar cuando la dirección esté completa
- Botón para eliminar el último registro seleccionado
- Botón para eliminar toda la información de la dirección
- Seleccione dependiendo los parámetros de la dirección.
- Continué con el registro de datos personales, información financiera, información de inmuebles si el sistema los solicita, de lo contrario omita este y el paso 5.
- Si al registrar un nuevo tercero no se desea ingresar la fecha de nacimiento, marque No en el botón Enviar cumpleaños? que se encuentra en el costado derecho del campo.
NUEVA ENTIDAD
Por medio de esta opcion, puede crear al tercero entidad. En caso de registrar un tercero entidad y desea ingresar al sistema de gestión, cambie a SI el botón Sistema de Gestión? e ingrese cual.
Para crear la Entidad diligencie los siguientes campos:
- Documento, dígito de verificación, tipo de documento (Nit), clase de tercero (inquilino e, proveedor e, propietario e, aliado e, prospecto e), nombre o razón social, representante legal, teléfono principal, correo electrónico, dirección de correspondencia, otros teléfonos y municipio.
Paso 3: Una vez diligenciada toda la información del tercero de clic en el botón Guardar Tercero que se encuentra en la parte inferior del formulario de registro.
